ראשית, הגדר את הבעיה – הסבר מהי הבעיה, מה לא עבד נכון, מהם מאפייני הבעיה, מה השפעת הבעיה על הפעילות השוטפת. רשום את הדברים בצורה בה כל מי שיקרא אותם, יבין מהי הבעיה ומה חשיבות הפתרון לה. שים לב – תאר את הבעיה לא את הדרך בה אתה הולך לפתור אותה.

הקדש את זמנך ראשית לטיפול בבעיות שהן באמת חשובות – עצם קיומה של בעיה, אין זה בהכרח שאתה חייב כעת לפתור אותה. שאל את עצמך "מה יקרה אם לא אטפל בבעיה?" אם התשובה תהיה לא יקרה הרבה, אזי מקד את תשומת לבך לאותן בעיות שהתשובה להן היתה הפוכה.

בחן כל אחת מהשערותיך – ראשית, בדוק את העובדות. בחן שגם אתה וגם שאר חברי הצוות מבינים את הבעיה באותה צורה, דאג שיהיו לך נתונים על מנת להוכיח את חשיבות הבעיה.בדוק את השערותיך לגבי כל פתרון אפשרי על מנת להוכיח שהוא אכן פותר את הבעיה.

מדוד – שאלת המפתח היא איך תדע שהבעיה אכן נפתרה. אם לא תמדוד לא תוכל להיות בטוח. עשה שימוש במדדים על מנת ללמוד ולהוכיח שהטיפול אכן פתר את הבעיה.

מדוד את הדברים הנכונים – הטעות היא למדוד משהו מפני שהוא נראה מעניין. אם תהליך המדיד לא יוכיח שמשהו השתנה, לא יסייע לך לקבל החלטות, לאמת השערות, או להוכיח שהבעיה נפתרה – אין טעם במדידה.

הפעל את מיומנויות ניהול הפרוייקט שלך – מציאת פתרון לבעיה מורכבת הוא פרוייקט: הגדר משימות, צוות אנשים, רשום כל מה שמתבצע. דאג לקבל תמיכה ניהולית לביצוע פרויקט זה (למשל טיפול באירוע מערכתי).

חפש בעלים לפתרון יותר מאשר בעלים לבעיה- כל מי שעוסק במציאת הפתרון בעלים לבעיה. המנע מלהושיט אצבע מאשימה לגבי גורם אפשרי לבעיה. היה ער לעובדה ששותפות במציאת פתרון יותר נעימה מלהיות מואשם בבעיה.

כל מה שאתה עושה עשה בהתמדה – לעשות משהו ברכרוכיות זה כאילו לא לעשות כלום ולהציג תירוצים קלושים כשהבעיה חוזרת

תקשר – אל תשאיר את האנשים עם הצורך לנחש. יש לנו נטייה לא לעדכן על עוד התהליך מתקדם אך לא הסתיים. אתה מצפה להבנה, הזדהות והשתתפות אם אתה מבטא כנות לגבי מה שקורה ומדווח על כך.

המנע מתסמונת תיקוני בגים – תיקון בג הוא כמו אספירין לכאב ראש, הוא מפחית את הכאב, אך אינו מונע את כאב הראש הבא. זה לגיטימי לטפל בבג, אך מחייב לבדוק יותר לעומק מהי הסיבה ולמנוע אותה לעתיד.

זהה ופתור את גורם השורש לבעיה – לבעיות מורכבות סביר שתהיה יותר מסיבה אחת שייצרה את הבעיה. אל תבזבז זמן על פתרון בסיבות שגרמו את הבעיה אם הינן, נקודתיות ולא מרכזיות, הן בדרך כלל לא יפתרו את הבעיה המרכזית

בחר בפתרונות יעילים המשפיעים על הפתרון – זיהוי שורש הבעיה הוא הכרחי. עד מימוש הפתרון קיימת הבעיה, בדוק בשבע עיניים שאכן הפתרון אליו הגעת מקטין את הסיבות לבעיה, רק אז בצע את הטיפול. הזהר ממצב בו פרויקט או משימה אחרת מסיחים את דעתך כך שהטיפול השלם בבעיה הנוכחית לעולם לא יסתיים

התמקד במניעת אש – על אף שזה מובן מאליו שהרבה יותר יקר הוא להתמודד עם משבר מאשר למנוע אותו, במקרים רבים אנחנו לא נותנים לכך מספיק תשומת לב. כאשר אנחנו הופכים את פותר הבעיה לגיבור, אין זה פסול ובלבד שנמצא את הדרך לתת הכרה גם לאלה שמונעים את הקריאות

למד גם להגיד לא כאשר נדרש – אם ברור לך שלא תצליח לעמוד בלוחות הזמנים המובטחים – אמור זאת. בחר את הדרך המתאימה לומר את הדברים, הצג ראיות, הסבר כמה זמן ייקח לך להשלים את הביצוע אך אל תגיד כן כאשר אתה יודע שלא תהיה מסוגל לעמוד בלוחות הזמנים.

עמוד במילתך – עשה מה שהתחייבת לו, ואל תתחייב מה שאינך יכול לעמוד בו.עמידה במילה בונה את האמון ומחזקת את היחסים עם הלקוחות. אתה תזדקק לשניהם כאשר תהיה בצרה של בעיה קשה. באם אתה נתקע והתוכניות משתנות בהתאם, יידע את כל מי שהנושא נוגע לו, ואפשר גם להם לשנות את תוכניותיהם בהתאם.

כל אחד חיוני, אף אחד אינו מיותר – וודא שכל מי שיכול לסייע בפתרון הבעיה מעורב בתהליך. רק אלה שבתהליך יהיו מעורבים, כל מי שצריך להיות מיודע אך אינו בר יכולת תרומה, ייודע מרחוק.

הכן חלופה בה הדברים אינם מתבצעים כמתוכנן – אם משהו צריך להדפק – הוא ידפק. חשוב על כל מה שיכול להפגע והכן תכנית חלופית

הגדר מדדי סיום – הגדר מהו סיום מוצלח לכל אחת מהמטלות בביצוע, הגדר את הדברים ברורים ומובנים כך שלא יווצרו אי הבנות או איחורים

הודה ותן הכרה לכל מי שסייע – פתרון בעיות מורכבות מזכה בהכרה על המאמץ שהושקע – תן את התודות וההערכה בעצמך לכל אחד, יידע את המנהלים ובעלי התפקידים החשובים בסיטואציה ובהישגים, הסבר להם איזה משבר נמנע